Ervaring bij een ziekenhuis

Met alle agile/scrumervaring die we in de afgelopen jaren hebben opgedaan, ontbrak lean als methode nog in onze toolbox. Dus dit jaar gingen we ervoor: eerst de 6 daagse training, gevolgd door een theorie-examen. Maar doeners als wij zijn, wilden we dit natuurlijk direct in de praktijk brengen en daarmee ook ons praktijkcertificaat halen! Martha kreeg een ‘stage’-opdracht op de afdeling oncologie bij het ziekenhuis Nij Smellinghe: ze wilde dolgraag ontdekken waar en hoe de zorg de leanmethodieken goed kunnen gebruiken. En dat was een schot in de roos! Hierbij haar ervaringsverhaal:

Volgens de theorie van Lean, startte ik met een DMAIC-project: Define (onderzoeken)-Measure (meten)-Analyse (analyse)-Improve (verbeteren)-Control (borgen). Na een intakegesprek volgde een kickoff met het team, waarbij het direct al een uitdaging bleek om het project af te bakenen: er zit een verandering van aantal bedden op de verpleegafdeling aan te komen. Deze verandering heeft veel impact op zowel de verpleegafdeling als de poli, maar ook op andere samenwerkende afdelingen zoals de apotheek en het lab. Een groot project, waar we samen al pratende een klein stukje uit hebben gepakt om te gaan verbeteren en waar deze probleemstelling uit naar voren kwam: de patiënt kan niet worden behandeld op de afgesproken tijd.

Al snel ging ik meelopen op de werkvloer (Go to Gemba in leantermen), wat me veel inzichten gaf in de werkprocessen zowel op de verpleegafdeling, de poli als de apotheek. Daarna ging ik met het team aan de slag: de eerste stap was om de processtappen in kaart te brengen, de input en output per stap helder te maken en daarna de doorlooptijden eraan te hangen. Alleen het in kaart brengen hiervan gaf al zoveel inzicht en dus gespreksstof! Maar ik merkte ook hoe snel ikzelf, maar ook het verbeterteam in oplossingen dacht. Door dit regelmatig te benoemen ‘No jumping to conclusions!’ merkte ik dat de medewerkers weer meer gingen focussen op de feiten en oorzaken van het probleem in plaats van al in oplossingen te denken.

En toch kwamen er in elke sessie met het team nieuwe, soms kleine, quick wins op tafel: van het aanpassen van een autorisatie in het systeem, tot het niet meer inplannen van patiënten op dezelfde tijd. Het leantraject zette de medewerkers echt aan om met andere ogen naar hun proces te kijken, leuk om te zien hoe ze hierin opgingen. Een mooi voorbeeld was de 5 x waarom-oefening, die ervoor zorgt dat je de grondoorzaak van een probleem inzichtelijk krijgt. Waardoor je dus ook direct andere oplossingen gaat bedenken!

Een krachtig middel in het leantraject was het meten: 4 weken lang door middel van het invullen van formulieren op de afdeling kregen we inzichtelijk hoeveel procent van de mensen op dezelfde dag bloed gingen prikken en hun chemokuur kregen (dit inzicht was er nog nooit geweest) en waarom. Ook deze meetgegevens gaven weer veel aanleiding tot een verdere verdieping.

Na een aantal sessies rondden we het project af met een presentatie aan de betrokken managers en hun manager. Fantastisch toen ik hoorde dat de acties uit het actieplan allemaal waren opgepakt, en zelfs meer dan dat! Ze gaven aan zich in de toekomst meer te willen richten op continu verbeteren, bijvoorbeeld door meer leanprojecten te faciliteren. En er werd gezegd: “Het was een hele goede bijeenkomst. De presentatie was echt goed, hiermee wordt ook de meerwaarde van lean duidelijk.” Een mooi resultaat!

En ik? Ik kreeg complimenten voor mijn enthousiasme, omgaan met weerstand en de manier waarop ik een ‘redelijk blauwe aanpak kan omturnen tot een veranderaanpak waarin iedereen zijn bijdrage kan leveren en zich gehoord voelt’. Trots!

Krijg jij ook zin om aan de slag te gaan?

Wil jij meer weten over het Lean denken en doen? Of ben je al overtuigd van de voordelen? Neem contact met ons op en ontdek wat wij voor je kunnen betekenen.